Assistant Admin RH & Paie

Il/elle est chargé(e) de la gestion des dossiers administratifs des collaborateurs, veille au respect des normes internes de l’entreprise, s’assure de la déclaration des collaborateurs auprès des organismes sociaux compétents, gère les entrées et les sorties des collaborateurs. Il/elle est aussi chargé de la préparation de la paie des collaborateurs et transmet l’ensemble des informations au département Finance pour l’exécution de la paie.

Sa mission se décompose en 2 volets:

Support administratif aux opérations

• Enregistrement et gestion des baux des agences, collecte des quittances
• Centralisation et vérification des dossiers d’assurance clients transmis par les agences
• Transmission des dossiers d’assurance aux assureurs et suivi des paiements, recouvrement le cas échéant
• Support à l’organisation de missions du personnel

Gestion des Moyens Généraux

• Collecte et analyse des besoins des agences et du bureau en matière de consommables, équipements IT ou mobilier de bureau
• Identification des fournisseurs, négociation des prix, recueil des factures normalisées
• Réalisation des achats et organisation du dispatch entre les agences
• Support aux besoins de réparations et maintenance au sein des agences
• Centralisation et gestion des factures différents fournisseurs : électricité, eau, internet & télécommunications

Gestion Administrative & RH du personnel

• S’assurer que les informations des salariés sont complètes et à jour, compléter les informations personnelles des nouveaux salariés sur la plateforme SIRH.
• Rédiger les contrats de travail, conventions de stage et avenants au contrat et s’assurer que les contrats sont enregistrés auprès de l’autorité compétente du pays lorsque cela est requis.
• S’assurer que les collaborateurs sont déclarés auprès des organismes sociaux compétents (gestion des embauches et débauchages).
• Suivre les fins des périodes d’essai et fin de contrats des différentes équipes et alerter les différents Manager sur les renouvellements à venir.
• Suivre les retards et absences des collaborateurs, faire des demandes de pièces justificatives le cas échéant.
• Suivre la planification des congés des collaborateurs.
• Rédiger tout courrier administratif ou juridique (avertissement, sanction disciplinaire, licenciement, attestation de congés, demande d’explication etc…)
• Réaliser une veille juridique et des recherches selon les besoins du département.
• Autres tâches RH selon les besoins du service.

Collaboration paie

• Transmettre/Vérifier les éléments nécessaires à la préparation de la paie aux différents comptables locaux (contrats de travail, jours d’absence à décompter, jours de congés etc.)
• Vérifier les états de salaires et les bulletins de paie transmis par les comptables, demander des corrections si nécessaire
• Partager l’état de salaire finalisé au département Finance pour l’exécution des paiements
• Répondre aux éventuelles questions et réclamations des collaborateurs sur les sujets paie.
• Distribuer les bulletins de paie aux salariés via le SIRH
• Faire le suivi de la préparation des soldes de tout compte et transmettre les pièces nécessaires à la sortie de la société d’un collaborateur.

Profil recherché

• BAC + 2 ou 3 en GRH, avec une première expérience réussie en Admin RH, gestion du personnel ou paie.
• Aisance sur les outils digitaux (notamment SIRH) et la suite Google (Sheet, Slide, Powerpoint) sont requises pour ce poste.
• Excellente communication écrite et orale en Français et bonnes qualités rédactionnelles

Qualités personnelles pour réussir dans ce poste

• Organisation & Rigueur : Vous gérez bien votre temps de travail et prioriser vos tâches pour éviter tout retard et respecter les délais des administration
• Réactif: Vous savez réagir face aux imprévus et proposer des solutions
• Ingénieux: Vous aimez travailler à améliorer vos process pour gagner du temps sans compromettre la qualité de votre travail
• Esprit d’équipe : Vous êtes solidaire de votre équipe et donnez un coup de main à vos collègues lorsqu’ils en ont besoin
• Altruisme: L’argent est important mais aider les autres vous donne plus de satisfaction.
• Motivé et passionné: Vous souhaitez toujours dépasser vos objectifs

Prêt à relever le défi ? Postulez dès maintenant !