Domaine de spécialisation
L’Assistant(e) administratif(ve) effectue une grande variété d’opérations administratives courantes et assure des fonctions d’appui administratif contribuant à la bonne marche de l’unité de travail et à la mise en œuvre des projets/Programmes
Tâches et responsabilités
- Assurer l’insertion de tous les receipts dans le système ;
- Assurer les clôtures mensuelles des 2 comptes de la FAO ;
- Assurer les suivis des factures de la réception au paiement final ;
- Contribuer au suivi des recrutements locaux, des contrats, des congés etc ;
- Etablissement de contrats dans le système GRMS et les contrats physiques ;
- Insérer les feuilles de présence du personnel (Timesheets) dans GRMS mensuellement et dans les délais ;
- Demander et gérer les avances de caisse pour les paiements des dépenses des ateliers et les justifier dans les délais ;
- Assurer le classement électronique et l’archivage physique des documents administratifs ;
- Assurer la liaison avec les banques locales et les institutions financières afin de se tenir à jour des informations financières et règlementaires (taux d’échange et d’intérêt, règles et procédures, suivi des comptes bancaires, etc.) ;
- S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.
Les candidatures seront examinées en regard des critères suivants:
Conditions minimales à remplir
- Une formation (BAC + 2 ans) en Finance, Gestion ou Comptabilité
- Trois ans d’expérience dans le travail d’administration et d’appui de bureau
- Connaissance courante (niveau C) du français et connaissance moyenne (niveau B) en anglais
- Nationalité sénégalaise
Compétences de base exigées par la FAO
- Attention portée aux résultats
- Avoir l’esprit d’équipe
- Sens de la communication
- Établissement de relations constructives
- Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
- Bonne connaissance des systèmes informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et politiques administratives
- Bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
- Bonne connaissance de la structure de l’Organisation.
Critères de sélection
Bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
Capacité à utiliser des logiciels comptables et d’autres systèmes d’information et bases de données pour introduire des données, procéder à des demandes de renseignements, recueillir et définir des rapports ponctuels et des analyses et effectuer la mise en forme des résultats dans un format adapté.
Date limite : 23 Janvier 2025.
